业主协会术语
谁是谁
协会的经理
建议和提供行政管理, 管理, 以及协会管理机构的运营顾问
对校长(董事会)表现出专业精神和忠诚
勤勉地代表委托人履行职责
管理协议所涵盖的财务活动账户
进行现场物业检查
征求和评估协会服务的投标
监督维修活动和承包商的表现
监督和授权支付主要的协会服务
了解并遵守章程，认识到监督社区协会的国家机构
董事会
取决于管理协议, 以下一些职责可以转交给管理公司
总统
协会的首席执行官和领导者
主持董事会和会员的所有会议
代表协会执行法律文件
设定会议议程并控制所有会议
在居民面前代表董事会
是否有提名(如果没有任命)所有委员会的责任
副总统
在总裁不在时履行总裁的所有职责
通常会分担总统在露面方面的一些负担, 联络, 公众听证会, 等.
通常将联络责任分配给特定的工作人员或承包商，以及特定的委员会
秘书
准备和分发董事会和会员会议议程, 分钟, 材料以分钟为单位
保持会议记录和记录
保存决议簿
维护所有官方记录，包括官方信件，合同，会员名册等.
接收、验证和维护所有代理
以签名证明某些文件的合法性
财务主管
与合适的员工一起工作, 承包商, 委员会制定并提交年度经营预算供批准
保存所有协会财务交易的充分记录
按授权保存资金支付名册
编制期间财务报告
经董事会批准，安排对财务事务进行独立审计
董事会、房主和管理者的观点
董事会视角
保持物业的价值，并为住宅社区提供良好的生活品质
管理顺利
执行规则
制定和保持预算
业主的角度来看
大多数人都非常关心住所
是否需要经理的服务和董事会的决策，以提供高质量的生活
Problems may arise when expectations are too high or not realistic; this can occur when interests are too specialized or unique
经理的角度
与房主保持平衡, 董事会, 管理公司业务的现实(可能的摩擦)
问题解决者
面向多任务的
管理文档
所有规范社区生活的文件
文件可能会根据协会的类型(公寓，联排别墅等)而有所不同.)
州法律
契约宣言或主契约
条件和限制
规章制度
规章制度
测量表和地役权协议(可能是单独的，通常包括在声明中)
基本的公寓/联排别墅法律文件
州授权法令-允许创建公寓/联排别墅形式的所有权，并规定确定所有权利益的基础, 业主的权利和义务, 协会的职责和权力, 以及公寓的解散过程
公寓/联排别墅的细分-描述了共同元素和单元的位置和性质
共管公寓声明或总契约-定义单位, 共同的和有限的共同元素, 以及对该物业施加的契约的集合是否提供:
股权比例分配的依据
每个所有者分担协会运作费用的义务
的力量, 权威, 以及协会在运作、制定和执行规则方面的责任
个人单位契约-包括个人单位契约
公司章程——根据州公司章程将协会建立为公司，定义其成员资格，并规定创建董事会的程序, 投票程序, 等.
规章制度-implements, 在具体细节上, (三)公司章程、章程中有关公司业务的规定, 包括会议过程的描述, 选举程序, 权力和职责, 董事会会议, 委员会, 保险需求, 规则制定和执行过程
规章制度-规定协会的运作权力或规定和使用限制
房主协会的法律文件和这些文件的层次结构
分割用地-描述共有物业及个别地段的位置及性质
财产契约-包括个别地段契约和共同财产契约，对财产进行法律描述
《公约、条件和限制宣言》——《CC宣言》&R's是对发展范围内所有物业施加的契约集合，并规定:
为所有业主的自动协会会员资格和投票权的基础
每个所有者分担协会运作费用的义务
对财产使用的某些限制(建筑控制和其他规则)和协会的执行权
规定协会拥有和维护公共财产以及制定和执行规则的权力和权威
Articles of Incorporation-creates the association as a legal entity under state corporate statute; defines the 董事会 powers and responsibilities of the association and its membership; and, 阐述了创建董事会的过程, 投票系统, 等.
附则-具体细节地执行CC的规定&章程和公司章程中有关协会运作的规定, 包括会议过程的描述, 选举程序, 权力和职责, 董事会会议, 委员会, 保险需求, 规则制定和执行过程
规章制度-规定协会的运作权力或规定和使用限制
适用的民事权利法律
1966年《民权法案》规定禁止种族歧视
平等信用机会
1988年《公平住房修正案》适用于住宅出售
不禁止业主歧视, 如果出售或出租，只要他们拥有少于4个单位
董事会在行使第一拒绝权时不得歧视
协会必须遵守禁止歧视有孩子的家庭的法律
根据《美国残疾人法案》，必须允许残疾人(自费)提供便利, 1993
会计基础知识
现金记帐法——只有在现金转手时才记录收入和费用. 财务报告只反映现金交易. 这是一个相对简单的系统，适用于简单的情况. 因为所有的债务直到现金转手才被记录下来, 这种方法在任何时候都不能准确地反映协会的财务状况.
权责发生制会计-跟踪所有财务活动, 包括赚取时的收入(相对于收到时的收入)和发生时的费用(相对于支付时的费用). 这使得在任何时间点更准确地确定协会的财务状况成为可能. 此外，这是一种更好的多年跟踪资本储备、信贷和不足的方法. 主要的缺点是维护记录需要更大的复杂性和技术知识, 理解报告, 等.
资本储备——董事会有义务维修和更换主要资本设施, 建筑, 以及协会的设备. 提供这些未来费用的理想方法是建立资本储备制度和预算，以确保在需要时可以获得这些资金. 了解到未来维修和更换设施和设备的主要支出是可预测的, 协会可以通过一个储备账户开始逐步积累资金，以便在到期时支付全部或部分费用.